10 Bí quyết để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp thành công
Để tổ chức sự kiện thành công, đòi hỏi rất nhiều nỗ lực và cố gắng. Trung bình hàng năm
các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ
USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng,
giới thiệu và trưng bày sản phẩm… Tuy nhiên, hầu hết những người làm
công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích
mà khoản đầu tư đó mang lại. Ngày nay, hiểu được tầm quan trọng và hiệu
quả rõ rệt mà công tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
mang lại, thì tổ chức sự kiện đang là lựa chọn hàng đầu cho việc quảng
bá và xây dựng thương hiệu của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và thành công không phải là một điều đơn giản, nó đòi hỏi ở người tổ chức nhiều kĩ năng
khác nhau. Tuy nhiên với kinh nghiệm và sự hiểu biết của mình, chúng
tôi xin được chia sẻ 10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện:
1. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị
Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công
là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông
tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn
hiệu và thâm nhập thị trường.
Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với
hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán
hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động
tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.
2. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một thành phần không thể thiếu trong chiến lượctiếp thị hỗn hợp
Hãy xem việc tổ chức sự kiện
là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ
được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công
ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản
chi thay vì là vốn đầu tư.
Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Mức độ thành công và chuyên nghiệp của một sự kiện
được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự
kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc
triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể
bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu
xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.
Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên
kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối
tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không
có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả
hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp
gì bạn muốn truyền tải đến họ.
4. Đặt mục tiêu cụ thể
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo”
được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty,
nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu
cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.
5. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải là một công cụ tiếp thị đa năng
Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong
việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói
gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với
họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn
kém, vừa phô trương.
Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của công ty sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn
họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách
vừa phải.
6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày
Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá
cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ
chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng,
chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự
kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.
7. Quảng bá sự kiện chuyên nghiệp
Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm
sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm
năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có
thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện
đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục
tiêu và thu hút họ tham gia
Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty
khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng
rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự
8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ
Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung
vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi
kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên
hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty.
Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng
tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối
liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào
việc tổ chức một sự kiện khác.
9. Nhân lực là yếu tố quan trọng
Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp,
thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả
hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông
tin.
Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết
phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc
tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên trong công ty tổ chức sự kiện để có thể giao tiếp tốt với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.
10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ
chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp:
nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải
tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng
như vô số những công việc lặt vặt khác.
Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ
chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và
chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.
Chi tiết xin liên hệ :
Công ty TNHH Nghệ Thuật Văn Hoa Việt
5/3A Nguyễn Văn Quá, P. Đông Hưng Thuận, Q. 12, TP Hồ Chí Minh
Trần Quốc Nguyên
Điện Thoại : 08.62999594 Di động: 090.393.4565
Email: quocnguyen@saigonevent.net
Website: www.saigonevent.net
Công ty TNHH Nghệ Thuật Văn Hoa Việt
5/3A Nguyễn Văn Quá, P. Đông Hưng Thuận, Q. 12, TP Hồ Chí Minh
Trần Quốc Nguyên
Điện Thoại : 08.62999594 Di động: 090.393.4565
Email: quocnguyen@saigonevent.net
Website: www.saigonevent.net
